Případová studie z realizace zakázky pro Brněnské městské firmy. Projekt zahrnoval analýzu připravenosti na flexibilitu v IT a HR a návrh řešení zavádění práce na dálku, práce z domova a jiné flexibilní formy práce.
Úvod:
Zadavatelem projektu bylo město Brno, které vlastní 9 akciových městských firem.
Celkem je to více než 4000 zaměstnanců.
- Teplárny Brno, a.s.
- Brněnské komunikace a.s.
- Veletrhy Brno, a.s.
- Dopravní podnik města Brna, a.s.
- SAKO Brno, a.s.
- Technické sítě Brno, akciová společnost
- Pohřební a hřbitovní služby města Brna, a.s.
- Lesy města Brna, a.s.
- STAREZ – SPORT, a.s.
Cíl:
- Zanalyzovat, jak jsou jednotlivé společnosti připraveny na flexibilitu v oblasti IT a HR.
- Navrhnout flexibilní možnosti práce jako práce na dálku, práce z domova, zkrácené úvazky, hybridní formy práce, atd.
- Zjistit očekávání, potřeby, předsudky a potenciální problémy manažerů a zaměstnanců ve vztahu k flexibilitě.
- Navrhnout řešení, které by umožnilo pracovat firmám a jejich zaměstnancům maximálně flexibilně při zohlednění jejich předmětu činnosti.
Hlavní bariéry a výzvy:
- zvyk pracovníků firem řešit většinu komunikace osobně,
- nízká schopnost vidět přínosy flexibilních forem práce, včetně práce na dálku a práce z domova,
- neznalost přínosů flexibility,
- nízká ochota a motivace ke změně.
Řešení:
1. krok – Analýza současného IT a návrh nového řešení pro maximální flexibilitu
Detailní analýza v brněnských městských firmách prozkoumala připravenost jejich IT procesů, systémů, hardwaru a softwaru nezbytných pro plnou flexibilitu. Výstupem byly rámcové kalkulace nákladů a doporučení, co je nutné vylepšit či změnit, aby bylo možné flexibilitu včetně práce na dálku a práce z domova v jednotlivých firmách maximálně podporovat.
2. krok – Analýza a návrhy změn v HR smlouvách, předpisech a ISO certifikacích s ohledem na maximální flexibilitu
Detailní zpráva zanalyzovala současné pracovní smlouvy, HR předpisy a ISO a navrhla změny pro zvýšení flexibility firem. Výstupem byly u všech předložených dokumentů komentáře, doporučení k úpravám a nové vzory chybějících smluv a předpisů.
3. krok – Medializace tématu flexibility uvnitř společnosti
Vytvoření série osvětových článků pro jednotlivé brněnské městské firmy. Jejich účelem bylo vysvětlit zaměstnancům přínosy flexibility a další kroky jejího zavádění.
4. krok – Analýza potřeb a zkušeností zaměstnanců a manažerů s flexibilitou
Dotazníkového šetření se zúčastnilo 768 vybraných manažerů a zaměstnanců. Následná analýza se zaměřovala na aktuální stav flexibility, připravenost na ni a individuální potřeby flexibility ze strany zaměstnanců a manažerů.
Dále byly zjišťovány:
- očekávání a obavy spojené s přechodem na větší flexibilitu,
- vlastní zkušenosti s flexibilitou,
- vhodnost flexibility pro jednotlivé pracovní pozice,
- dovednosti a znalosti manažerů k vedení zaměstnanců na dálku a další témata.
Každá ze zúčastněných firem získala svůj vlastní analytický výstup a doporučení pro další kroky směrem k maximální flexibilitě.
Výsledky:
Krizový scénář
Analýzy a jednotlivé kroky projektu slouží jako krizový scénář připravenosti na potenciální krizi a rychlé přejití na maximální flexibilitu, což se ukázalo s nástupem COVID jako prozřetelné.
3 detailní analýzy a navazující návrhy řešení pro maximální flexibilitu
- Analýza IT připravenosti na flexibilitu (90 stran výstupní zprávy)
- Analýza a návrhy změn v HR předpisech a ISO certifikacích (138 stran výstupní zprávy)
- Analýza potřeb a zkušeností zaměstnanců a manažerů v souvislosti s pracovní flexibilitou (111 stran souhrnné zprávy za všechny firmy)
68 pracovněprávních dokumentů a 421 stránek
Zanalyzovali a připomínkovali jsme pracovně právní dokumenty v jednotlivých firmách ve vztahu k maximalizaci flexibility.
20+ vzorových dokumentů a smluv
Připravili jsme více než 20 vzorových dokumentů a smluv pro pokrytí potřeb personálních oddělení ve vztahu k zavádění flexibilních pracovních režimů.
100+ proškolených vedoucích pracovníků
Manažeři byli seznámeni s výhodami a přínosy maximální flexibility pro jednotlivé zaměstnance, oddělení i jednotlivé firmy.
Závěr a vyhodnocení
V rámci výstupů projektu byly řešeny také obavy, námitky a předsudky v souvislosti s budoucím rozšiřováním flexibility. Pro jejich vyřešení byly navrženy a poskytnuty tipy, jak se s nimi vypořádat. Jednotlivým společnostem byl předán konkrétní návrh dalšího vzdělávání pro další rozvoj pracovní flexibility. Právě vytvořením systému vzdělávání rozvíjejícího kompetence a dovednosti potřebné pro další rozvoj flexibility jak pro manažery, tak také pro zaměstnance společností, by mělo být předmětem další fáze projektu.
Reference
V roce 2019 probíhala v 9 největších brněnských městských firmách projekt Analýza flexibility včetně návrhu
řešení, jak ji efektivně zavést. Firma Talentwork tento projekt splnila v plném rozsahu a s maximálním nasazením. Díky tomuto projektu byly firmy mnohem lépe připravené na potenciální krizi, která se bohužel ukázala s nástupem COVIDu jako reálná.
Petr Hladík, 1. náměstek primátora města Brna
