Time management – pojem, který se ve světě businessu už léta objevuje snad úplně všude. Dělají se o něm přednášky a školení, zabývají se jím knižní bestsellery a články. I přesto zažívá více než polovina manažerů (53 %) v práci pocit vyhoření. Alespoň to tvrdí výzkum Microsoftu. Náš vlastní odhad je ještě vyšší. Proč je tolik manažerů v časové tísni a jak z ní ven?
Pavel*, úspěšný 38letý manažer v IT společnosti, manžel a otec dvou malých dětí. Když jsme se s ním poprvé setkali, cítil se pod velkým tlakem. Pracoval v průměru víc jak 12 hodin denně, cítil se vyčerpaný a některé dny svou rodinu prakticky neviděl. Pavel špatně spal a jedl „za pochodu“. Pohybu měl dost, ale chyběla mu pravidelnost. Jeho vytíženost šla ruku v ruce se stresem, podrážděností a celkovou nespokojeností, což se postupně promítlo do rodinných vztahů.
Pavlova zkušenost není neobvyklá. V rámci naší spolupráce s manažery, ať už na individuální bázi nebo v podobě programu Autentický leader se ukazuje, že mnoho z nás na zvyšující se nároky v práci reaguje prodloužením pracovní doby. Pokud jde o jednorázovou záležitost, proč ne. Dlouhodobě je to však neudržitelné řešení.
Jste přetažení? Seznamte se s důsledky časového presu
Pokud vás provází pocit, že nic nestíháte, máte ve svých rukou také indicie, díky kterým dokážete sami nebo s pomocí odborníka identifikovat, kde leží příčiny problému. Ty bývají natolik individuální, že je nedokáže pojmout jeden článek přiměřené délky. Často pramení z dětství a naučených neprospěšných vzorců chování. Při práci s klienty tyto příčiny většinou poměrně snadno odhalíme, což je základní předpoklad pro jejich napravení. Blíže jsme se tématu věnovali v minulém článku.
Pavel předpokládal, že příčinou jeho přetažení je přílišný perfekcionismus, nedostatečná prioritizace a delegování. Tohle však byly jen důsledky hlubšího problému, strachu z autorit. Ten pocházel z Pavlova dětství, během kterého prošel výchovou, která nedovolovala odmlouvat.
Dopady chronické zaneprázdněnosti mohou být opět různé. Většina z nich dláždí cestičku k vyhoření. Sepsali jsme pro vás 5 nejvýznamnějších:
- Nadměrné pracovní nasazení – posouvání hranic pracovního úsilí nad rámec svých možností.
- Nedostatečné delegování – nízká důvěra ve schopnosti ostatních doprovázena pocitem, že úkoly nemůže správně zvládnout nikdo jiný.
- Stres a napětí – stresory negativně ovlivňují schopnost komunikace a vedení.
- Ignorace vlastních potřeb – zanedbání regenerace vlastních sil může vést k fyzickému a emocionálnímu vyčerpání, což výrazně snižuje výkonnost.
- Nedostatek času pro strategické myšlení – absence strategického myšlení a dlouhodobého plánování, tedy klíčových komponent pro úspěšné vedení, rozšiřuje prostor pro chyby.
Časová tíseň lídra může negativně ovlivnit nejen jeho samotného, ale také jeho tým a celou organizaci. Vyplatí se proto problém neignorovat a včas jej řešit.
Jak z toho ven? Ohlídejte, kam vkládáte energii
Time management není samospásný. Přestože vám může přinést hromadu prospěšných návyků, celkové nastavení člověka nezmění. Proto jej s klienty používáme jen jako jeden z nástrojů pro zlepšení jejich stavu. Více se zaměřujeme na vnímání času, priorit a celkovou energii člověka. Pokud chceme být dlouhodobě úspěšní a výkonní, není totiž možné energií plýtvat a spotřebovávat jí více, než kolik jí přijímáme. Na hlubší úrovni se pak většinou dostáváme k vnímání vlastní sebehodnoty, umění zvládání tlaku a dalším tématům.
Čas je omezený zdroj. A máme ho všichni stejně – 24/7. Tvrzení „nemám dostatek času“ tudíž nevystihuje realitu, ale je jen naší definicí situace. Vycházejme tedy raději z tvrzení „mám čas, ale je omezený a musím dobře zvážit, čemu ho budu věnovat“.
Vraťme se zpátky k Pavlovi, kterého jeho perfekcionismus vedl k přesvědčení, že musí vše kontrolovat, řídit nebo nejlépe udělat sám. Chtěl být u všeho – nevynechal jedinou schůzku, přijímal všechny úkoly. Teprve v programu Autentický leader si uvědomil, že to není prospěšné. Jakmile začal Pavel pracovat na odstranění dříve neviděného strachu z autorit, ostatní šlo již rychle změnit.
Už se nebál říkat „ne“ a postupně se naučil ptát: „Opravdu je nutné, abych se toho meetingu zúčastnil?“ nebo „Může tento úkol zpracovat někdo jiný?“, což mu společně s vytrénováním dovedností delegování a prioritizace uvolnilo ruce. Pavel přestal plýtvat energií na místech, kde to bylo zbytečné. Díky tomu mu jí více zbylo a mohl ji postupně začít systematicky rozšiřovat a obnovovat.
Jak z toho ven? Ohlídejte, kam vkládáte energii.
Dobijte si energii zavedením rituálů
Najděte si každodenní rituály, které vám pomohou obnovovat energii.
Pro obnovu a rozšíření energie můžete využít jeden z následujících zdrojů.
- Fyzická energie – význam regenerace, relaxace a péče o tělo v podobě technik pro zvládání stresu, dostatku spánku, zdravé stravy, cvičení. Nedostatek fyzické energie zhoršuje soustředění a schopnost zvládat emoce. Příklady rituálů: dřívější spánek, krátké ranní cvičení, studená sprcha, vyřizování telefonátů za chůze, pravidelný pohyb, nerušený čas na jídlo, návyk meditace apod.
- Emoční energie – strategie pro zvládání vlastních emocí i emocí jiných lidí. Nejlepší výkony jdou ruku v ruce s pozitivním naladěním. Příklady rituálů: vyjadřování uznání ostatním, osvojení dýchacích technik pro rozpuštění negativních emocí, vystoupení z role oběti, nazírání na události pozitivní optikou.
- Mentální energie – důležitost plného soustředění a minimalizace multitaskingu pro zvýšení mentální energie. Příklady rituálů: kontrola e-mailu 2krát denně, zahájení práce tím nejtěžším, práce v časových blocích o délce 90 až 120 minut, pravidelné přestávky.
- Duševní energie – soulad práce s osobními hodnotami a tím, čeho si sami ceníme. Důležité je ujasnění si vlastních priorit, objevení svých talentů. Příklady rituálů: vědomé přidělování času a energie oblastem svého života – práci, rodině, zdraví, odkládání telefonu při příchodu domů, aktivní a pravidelné trávení času s rodinou bez vyrušování – společné snídaně/večeře, sportovní aktivita, „rande“ s partnerem.
Zavedení rituálů a změny v chování, které udělal Pavel, doslova změnily jeho život. Stanovil si dřívější čas spánku a eliminoval vše, co jeho spánek narušovalo – 2 hodiny před odchodem do ložnice odkládal telefon a vypínal i jiné obrazovky, přestal pít alkohol a vypustil i odpolední kávu. Ráno se budil dřív, byl odpočatější a pravidelně snídal s rodinou. Dokázal napravit vztahy a skoncoval s žonglováním s prioritami. Svůj žebříček má nyní pevně daný. V práci sice stále tráví dost času, ale současné nastavení mu vyhovuje. Pavel už neříká „nemám čas“, protože si čas umí udělat. Na vše, na co chce a považuje ve svém životě za podstatné.
Rádi byste se, podobně jako Pavel, dostali z časové pasti, ale už nějakou dobu se vám to nedaří? Nebuďte na to sami a pátrejte spolu s námi po skutečné příčině svého přetížení. Zapojte se do programu Autentický leader, který vám v průběhu 10 měsíců pomůže váš problém rozklíčovat a vyřešit, nebo využijte naši 30minutovou konzultaci zdarma, díky které pro vás vymyslíme individuální plán rozvoje.
* Příběh vychází z reálných zkušeností s klienty a vznikal jako kompilát. Jméno osoby, její pohlaví a prostředí, ze kterého pochází, je smyšlené.
STARŠÍ ČLÁNEK
